[일본 비지니스 매너] 명함 교환으로 일본 비즈니스 신뢰 쌓기 (일본 명함교환)

 

 

일본과의 비즈니스에서 명심해야 할 명함 교환 매너

 

1. 명함 교환의 중요성

 

・일본 비즈니스 문화에서 명함은 단순한 연락처 이상의 의미를 가지고 있습니다. 명함은 개인의 "분신"이라고 여겨지며, 이를 주고받는 행위는 상대방에 대한 존중을 나타냅니다. 따라서 명함을 교환하는 순간부터 상대방에게 좋은 인상을 남기는 것이 매우 중요합니다.
 

2. 일본식 명함 교환 절차

 

 

・명함 교환은 기본적으로 서서 진행해야 하며, 다음과 같은 절차를 따릅니다.

2.1 명함 준비하기

 
명함은 쉽게 꺼낼 수 있도록 명함집에 준비해 둡니다. 일본에서는 명함을 주고받는 것이 빠르게 이루어지므로, 상대방 앞에서 명함을 찾느라 시간을 끌지 않도록 준비가 필요합니다.
 

2.2 명함을 건넬 때

명함 교환은 반드시 서서 합니다. 모든 사람의 명함 교환이 끝나기 전엔 앉지 않도록 하세요.
또한 테이블 위에서는 교환하지 않습니다. 만약 테이블을 사이에 두고 교환을 해야 하는 상황이면 테이블의 옆으로 이동하셔서 상대방의 정면에서 교환 하시는 것이 매너 입니다.
명함을 건넬 때는 항상 두 손으로 상대방이 쉽게 읽을 수 있도록 이름이 보이는 방향으로 명함을 제공합니다. 이때 "회사명, 부서명, 이름"을 명확히 말합니다. 상대방보다 명함을 낮은 위치에서 건네면 겸손한 인상을 줄 수 있습니다.
 

2.3 명함을 받을 때

 
명함을 두 손으로 받을 때는, 받자마자 바로 명함을 확인하며 "감사합니다. 잘 부탁드립니다." 등의 인사를 건넵니다. 
서로 동시에 명함을 내밀고 있는 경우는, 서로 오른손으로 내밀고 왼손으로 받습니다. 받는 즉시 오른손을 대도록 하세요.
이때 명함을 받자마자 바로 명함을 주머니에 넣는 것은 무례로 간주되므로, 적절한 타이밍에 명함집에 넣어야 합니다.
 

2.4 명함 정리하기

받은 명함은 곧바로 명함집에 넣지 않고, 서있는동안에는명함집위에들고(명함은 가슴보다 조금 높은 높이에 유지), 테이블이있는 응접실등의 경우에는 의자에 앉은타이밍에 테이블 위에 명함집과 함께 올려놓습니다.
여러 명과 명함을 교환했을 경우, 명함을 받은 순서대로 놓으면 상대방의 이름을 기억하기 쉬워집니다.
명함은 회의나 대화가 끝날 때까지 테이블 위에 명함집과 함께 올려놓습니다. 
 

3. 명함 교환 시 주의해야 할 점

 
일본 비즈니스에서는 작은 행동 하나하나가 상대방에게 신뢰를 쌓는 중요한 요소가 됩니다. 명함을 교환할 때 아래 사항을 주의하세요.

명함을 건넬 때는 항상 두 손으로: 명함을 한 손으로 건네는 것은 상대방에 대한 존중이 부족하다는 인상을 줄 수 있습니다.
명함을 훼손하지 않기: 명함이 구겨지거나 더러워지지 않도록 항상 깨끗하게 보관하세요.
상대방의 명함을 무시하지 않기: 명함을 받은 후 바로 주머니나 가방에 넣는 행동은 상대방을 무시하는 것으로 보일 수 있습니다.
명함의 여백을 활용하지 않기: 받은 명함에 메모를 하거나 접는 것은 매우 무례한 행동으로 간주됩니다.
 

4. 일본과의 비즈니스 성공을 위한 첫걸음

 
명함 교환은 일본 비즈니스 관계에서 첫 인상을 결정짓는 중요한 절차입니다. 올바른 명함 교환 방법을 숙지하여 신뢰와 존경을 표현하는 것이 일본 비즈니스에서 성공의 첫걸음이 될 것입니다. 신중하고 예의 바르게 행동하는 것이 일본에서 좋은 인상을 남기는 데 큰 도움이 됩니다.

이러한 명함 교환 매너를 숙지하고 실천하면, 일본과의 비즈니스에서 신뢰를 쌓고 성공적인 관계를 구축하는 데 큰 도움이 될 것입니다.
 

 

그밖의 이야기들

 

한꺼번에 여러 사람과 명함을 교환하는 경우

 
미리 인원수만큼의 명함을 꺼내 명함집 위에 포개 놓고 한 장씩 상대방에게 건네줍니다.
명함 교환은 직급이 높으신분 부터 드리면 됩니다. 방문처의 직책을 모를 때는, 방에 들어오는 순서나 말하는 방법(누가 누구에게, 어떤 존댓말을 사용하고 있는지), 혹은 상대방의 소개되는 순서등에서 판단합시다.
상사와 동행했을 때는 상사 간의 교환이 시작되면 부하직원끼리 교환하기 시작합니다. 그 후 부하 직원과 상사끼리 서로 교환을 합니다.

명함을 안가지고 왔을 때

 

「죄송합니다.지금, 명함이 떨어져서……(あいにく名刺を切らしておりまして…)」라고 말하며 사과하시고, 자신의 이름과 부서를 구두로 전하세요. 그리고 사무실에 돌아간 후 명함을 우편으로 보내신다면 더욱 정중한 대응이 될것입니다.

명함 케이스

 
비지니스에서는 명함케이스도 체크 당합니다. 그러므로 너무 화려하거나 패턴이 그려져 있는 것보다는 소재가 좋은 가죽 명함집 같은 심플하지만 고급스러움이 느껴지는 케이스를 선택하시는 것이 좋습니다. 

명함 교환의 타이밍을 놓쳤을 경우

 
용건이 끝나고 돌아가기 직전에 「 죄송합니다만, 명함 한장 주실 수 있을까요? (恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか？)」 라고 말하셔도 됩니다.

명함 교환시 금기 사항

・받을 때 상대방의 회사 로고 위에 손가락을 놓으면 안됩니다.
・주머니나 지갑에 명함을 넣고 거기서 꺼낸다. (명함집을 사용하지 않는다)
・구겨진 명함, 더러워진 명함은 사용하지 마세요.
・상대방이 내민 명함을 한손으로 받지 않도록 합시다.
・상대방에게 받은 명함을 가지고 놀지 않습니다. 
・명함을 테이블 너머로 건네지 마세요. (일반적으로는 테이블에 자리잡기 전에  마주보고 서서 받습니다)
 
 
 
 

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※  비즈니스 메일 첫 만남에서 성공을 이끄는 비결 (거래처 첫 방문, 거래처 첫 만남) 에 대해서는 아래 글을 참고하세요

  [일본 비지니스 매너] 일본 비즈니스 성공을 위한 명함 교환 매너 가이드