[비지니스 일본어] 리마인드 메일 (확인 메일) 작성하기

 
리마인드 메일(リマインドメール)란 상기(생각나게 하다)라는 의도로 보내는 메일입니다.  리마인드 메일에는 확인, 재통지 등의 의미가 포함 되어 있습니다.
리마인드 메일을 활용하면 메일을 받는 쪽도 미리 준비 할 수 있고, 리마인드 메일을 보내는 쪽도  약속 내용, 약속 일정, 현 상태의 체크 등을 확인 & 상기 할 수 있기 때문에 양측 모두 일을 보다 원만하게 진행 시킬 수가 있습니다.
 

리마인드 메일을 보내는 타이밍

• 기한이 가까워 졌을 때
• 약속 전
• 참석 재확인

 

리마인드 메일의 작성

제목 (件名) : 구체적이나 간략하게 적습니다. 

・아래와 같이 언제의 이야기인지, 무슨 용건인지, 어떤 개요인지 알 수 있게 구체적이지만 간략하게 적습니다.
     15~20글자 정도가 적당합니다. 
 

한국어	일본어
회의 일정에 관하여	会議日程について
△ 월 △ 일 회의에 관한 건 (방문일정 등도 포함)	△月 △日  お打ち合わせの件
납기 일정에 대한 상의	納期日程のご相談
회의 캔슬애 대한 상담	お打ち合わせキャンセルのご相談
△ 월 △ 일  회의 일정 변경에 대한 상담	△月 △日の会議日程変更のご相談
△ 월 △ 일  00시부터 상담에 관해	△月 △日 △ 時からの商談について

 
 
・ 처음 메일을 보내는 경우에는 어디의 누가 보내는 메일인지 알 수 있도록 회사명이나 이름을 메일 제목에 넣는 것이 좋습니다. 이때 괄호 등의 기호를 사용하면 알아보기 쉽습니다. 
 

한국어	일본어
〇〇씨에게 소개 받은 (주) △△ 상사의 홍길동입니다.	〇〇様よりご紹介いただいた(株)△△商事の ホンです。
〇〇월 〇〇일 개최하는 세미나에 대해 (홍길동)	〇〇月 〇〇日 開催のセミナーについて ( ホンギルドン )
담당자가 변경되었습니다 (주식회사 〇〇 홍길동)	担当者変更のお知らせ  (株式会社〇〇 ホンギルドン )
【인사】주식회사 〇〇의 홍길동입니다.	【ご挨拶】 株式会社〇〇のホンギルドンです
【알림】 다음 회의에 대하여	【お知らせ】 次回の打ち合わせについて
【회신불필요】 〇〇월〇〇일의 창립기념파티 상세	【返信不要】 〇〇月〇〇日の創立記念パーティーの詳細
【중요】〇〇〇 세미나 신청 (〇〇월〇〇일 마감)	【重要】 〇〇〇 セミナーの申し込み (〇〇月 〇〇日締切)
【주식회사〇〇의 홍길동입니다】 자료 보내드립니다	【株式会社〇〇の山田です】 資料をお送りします

 

 
・ 용건이 복수 인 경우에는 제목에 알기 쉽게 간략하게 표시 하는 것이 좋습니다.
 

한국어	일본어
⑴ 〇〇의 건、⑵ ▢▢의 건에 관하여	⑴ 〇〇の件、⑵ ▢▢の件について
이하 ▢건의 연락사항이 있습니다	以下▢ 件の連絡事項があります
【질문】 ▢▢와 △△에 대해서	【ご質問】 ▢▢と△△について
▢▢세미나 상세 / 자료 송부 의뢰	▢▢セミナーの詳細／資料ご送付のお願い

 ・이전 받은 메일의 일부분을 인용하는 경우에는 해당 문구 앞에  「>」를 붙여서 인용임을 알게 하세요.

본문작성에 대하여 - 인사문구

 ・제목과 내용이 상이하지 않도록 주의 합니다.
・인사문구는 아래와 같이 간단한 문구라도 좋으니 반드시 넣어 주시는 것이 좋습니다.
 

한국어	일본어
신세지고 있습니다. ▢▢회사의 △△입니다.	お世話になっております。 ▢▢ 株式会社の △△です。

   
 ※ 비지니스 메일의 서두 작성 예문에 대해서는 아래 글을 참고하세요.

[비지니스 일본어] 비지니스 메일의 서두작성 (ビジネスメールの書き出し)

 
 

본문작성에 대하여 - 일시, 장소등 항목별로 작성

 ・메일에 반드시 방문 일시와 장소 등을 명기하고, 상대방에게도 확인 하도록 합시다.
   회의나 음식점 등에서 만나게 될 경우, 장소명 뿐만 아니라 주소도 함께 기재 하는 것이 좋습니다.
 

한국어	일본어
일시 : 〇〇월〇〇일   시간 : 16시00분～   장소 : 귀사 5층 대회의실	日程：〇〇月〇〇日  時間：16時00分～  場所：御社5階　大会議室

 
 

상대의 일정을 최종 확인

 ・최종적으로 예정대로 일정을 진행해도 되는지 아래와 같은 문구를 추가하여 확인 하도록 한다.
 

한국어	일본어
변경을 원하시면 연락 주시면 감사하겠습니다.	変更のご希望がございましたらご連絡頂けますよう、お願い申し上げます

 
※ 방문 일시 확인 메일의 예문에 대해서는 아래 글을 참고하세요.

[비지니스 일본어] 약속 잡기. 약속 확인 예문

 

답장하기(RE)로 메일 작성시

・ 「Re:」로 메일 작성시, 본문 작성 후 제목을 확인 하도록 합시다.  

 ・답장 메일의 제목에는 「Re:」를 붙이는 것이 좋습니다.
   - 답장으로 보내면 대부분 추가 되어 있지만, 재차 확인 하는 습관을 들이세요)
   - 「Re:Re:Re:Re:」등이 되지 않도록 답장이 반복 될 경우에는 「Re:」만 남기거나 「Re(4)」 등으로 표시 하시는 것이 좋습니다.
 

일시를 기재할 경우

 ・일시를 기재해야 할 경우 날짜 뿐 아니라 시간까지 정확하게 적도록 합시다.
 

서명 : 비지니스 메일의 서명 서식

   통상적으로 서명에 기재되는 항목은 다음과 같습니다.
   • 회사명
   • 부서명
   • 작성자의 이름
   • 전화번호(핸드폰 번호)
   •  메일어드레스
 
다음은 서명의 예 입니다. (기본 스타일)

회사명 또는 회사 로고     주식회사 대한민국     영업부 홍길동     우편번호 주소     전화번호     E-Mail      Web :

 
 

※ 비지니스 메일의 끝맺음말에 대해서는 아래 글을 참고하세요

[비지니스 일본어] 비지니스 메일의 끝맺음 인사