[꺼내쓰는 일본어] 빠르고 정확한 일본어 비즈니스 메일 회신 작성법

 

 

비즈니스 메일 회신의 기본 매너

1. 회신 시기

일본 비즈니스 메일의 기본 매너 중 하나는, 이메일에 대한 회신을 다음 날 이내에 보내는 것입니다. 만약 즉각적인 회신이 불가능한 경우에는, 받은 메일에 대한 확인과 함께 **"며칠 내로 회신하겠습니다"**와 같은 내용을 포함해 상대방이 기다리는 시간을 줄이는 것이 중요합니다.

2. 제목 관리

비즈니스 메일의 회신 시, 「Re:」를 남기되 여러 번 중복되는 것을 피해야 합니다. 예를 들어, 「Re:Re:Re:」와 같이 제목이 계속 길어지지 않도록 하며, 한 번만 남기고 중복된 부분을 삭제하거나 「Re(4):」와 같이 횟수를 표기하는 것도 좋은 방법입니다.

3. Cc에 포함된 경우

이메일이 Cc(참고)로 발송된 경우, 기본적으로 회신할 필요는 없습니다. 다만, 자신에게 질문이나 요청 사항이 포함된 경우에는 회신이 필요합니다. 이때는 다른 Cc 수신자를 유지하면서 답장을 보내야 합니다.

 

  상황별 회신 메일 작성 방법    

1. 일정 조정에 대한 회신

상대방이 제안한 일정에 대한 확인 메일을 보낼 때는, 제안된 일정이 가능한지 확인하고 정중하게 회신해야 합니다.

 

예문 1: 일정 수락
 ・○○ 미팅 일정을 확인했습니다. 아래 일정으로 부탁드립니다.
    ○○ミーティングの日程を確認いたしました。下記の日程でお願い申し上げます。

 

・제안해 주신 일정에 동의하며, 그 시간에 미팅을 진행하고자 합니다.

    ご提案いただいた日程に同意し、その時間にミーティングを行いたいと思います。

 

 

예문 2: 일정 제안
・다음 일정을 제안드립니다. 편하신 시간을 알려주세요.
    次の日程をご提案いたします。ご都合のよい時間をお知らせください。

・제안해 주신 일정이 어렵습니다. 대신 아래의 일정을 제안드립니다.

   ご提案いただいた日程が難しいため、代わりに以下の日程をご提案いたします。

 

・이번에는 어렵겠습니다만, 다음에는 대응하도록 하겠습니다.

    今回は難しいですが、次回は対応できるようにします

 

예문3 : 추가 일정 확인 요청

・가능한 추가 일정을 확인해 주실 수 있나요?

  可能な追加日程を確認していただけますか？

 

예문4: 확정된 일정 재확인

・확인을 위해, 확정된 일정을 다시 한 번 확인해 주시기 바랍니다.

    確認のため、確定した日程を再度ご確認いただけますと幸いです。

 

예문5: 일정 확정 감사

・일정 조정에 협조해 주셔서 감사합니다.

   日程調整にご協力いただき、ありがとうございます。

 

2. 상대방의 요청 거절

상대방의 요청을 거절해야 하는 경우에는 직접적인 표현을 피하고, 정중한 이유와 대안(가능한 경우)을 제시하는 것이 중요합니다.

 

예문 1: 정중한 요청 거절
・대단히 죄송하지만, 이번 요청은 어렵습니다.
    誠に恐縮ですが、今回のご依頼は難しいです。

 

・죄송하지만, 이번 요청을 수락하기 어렵습니다.

    申し訳ございませんが、今回のご依頼をお受けすることができません。

 

예문 2: 대안 제시
・대신 다른 방법을 제안드리고 싶습니다.
    代わりに別の方法をご提案させていただきたいです。

 

・어려운 상황이지만, 대신 다른 대안을 제시하고자 합니다.

    難しい状況ですが、代わりに他の代案をご提案させていただきます。

 

 

예문 3: 미래 가능성 언급

・현재는 어렵지만, 앞으로 가능성이 생기면 다시 연락드리겠습니다.

    現時点では難しいですが、今後可能性が出た際には改めてご連絡いたします。

 

예문 4:  거절 이유 설명

・이번에 요청하신 내용은 현재 상황으로는 수용하기 어렵습니다.

    今回ご依頼いただいた内容は、現状では受け入れることが難しいです。

 

예문 5:  이해 요청

・저희의 입장을 이해해 주시면 감사하겠습니다.

    私たちの立場をご理解いただけますと幸いです。

 

 

3. 감사 메일에 대한 회신

상대방의 감사 메일에 대해서는 항상 성의 있게 회신을 보내야 합니다. 특히, 감사를 전하는 메일은 상대방의 호의를 존중하는 것이 중요합니다.

 

예문 1: 감사 회신
・친절한 말씀에 감사드립니다.
   お心遣いに重ねてお礼申し上げます。

 

・따뜻한 말씀에 깊이 감사드립니다.

  温かいお言葉に深く感謝申し上げます。

 

・귀하의 지원에 진심으로 감사드립니다.
   ご支援に心より感謝申し上げます。

 

예문 2: 성공적 결과에 대한 감사
・협력해 주신 덕분에 성공적인 결과를 얻을 수 있었습니다.

    ご協力のおかげで、成功した結果を得ることができました。

예문 3: 성공적 결과에 대 감사

・귀하의 정성 어린 지원에 진심으로 감사드립니다.

・ご親切なご支援に心より感謝申し上げます。

 

 

예문 4:  지원에 대한 감사

・저희의 요청을 신속하게 처리해 주셔서 감사합니다.

   私たちの依頼に迅速に対応していただき、ありがとうございます。

 

예문 5:  협력에 대한 감사

・협력에 대한 깊은 감사의 마음을 전합니다.

   ご協力に対し、深い感謝の気持ちをお伝えいたします。

 

 

4. 상대방의 잘못이나 실수에 대한 회신

상대방이 실수를 저지른 경우에는 정중하고 건설적인 피드백을 제공하며, 상황을 해결할 방법을 함께 제시하는 것이 좋습니다.

 

예문 1: 실수에 대한 회신
・문제를 지적해 주셔서 감사합니다. 조속히 해결하겠습니다.
   問題をご指摘いただき、ありがとうございます。早急に解決いたします。

・문제가 발생해 죄송합니다. 조속히 해결하겠습니다.

   問題が発生して申し訳ありません。早急に解決いたします。

 

예문 2: 해결책 제시
・해당 사항에 대해 다음과 같이 처리하겠습니다.
   該当事項について、以下のように対応いたします。

예문 3: 재발 방지 약속

・재발 방지를 위해 추가 조치를 취하겠습니다.

  再発防止のため、追加措置を講じます。

 

예문 4: 상황 설명

・발생한 문제의 원인을 조사한 결과를 보고드립니다.

   発生した問題の原因を調査した結果をご報告いたします。

 

예문 5: 해결 방안 제시

・해결을 위해 아래의 방안을 제시드립니다.

   解決のために以下の対策をご提案いたします。

 

 

예문 5: 추가 지원 제공

・추가 지원이 필요하시면 언제든지 연락 주십시오.

   追加サポートが必要な場合は、いつでもご連絡ください。