[꺼내쓰는 일본어] 비지니스 일본어 메일 답장 시기와 비지니스 메일의 회신 문구

 

비즈니스 메일의 매너와 규칙

 
비즈니스 메일은 작성법뿐만 아니라 상대방으로부터 메일을 받았을 때 답장하는 타이밍, 전화와 구분하는 방법 등 최소한 기억해야 할 매너와 규칙이 있습니다.
비즈니스 메일의 회신의 경우, 단순히 정보를 전달하는 것뿐만 아니라 어떻게 전달하는지가 매우 중요합니다.
회신 메일에서는 주제를 명확히 하고 용건을 단적으로 전달하는 것이 중요합니다.
긴 서론은 피하고, 첫 단락에서 주요한 포인트를 말하도록 합시다.
자세히 살펴봅시다.
 

일반적인 메일 회신 기한과 그 이유

일반적으로 비즈니스 메일의 회신 기한은 24시간 이내로 되어 있습니다.

이는 비즈니스 속도를 유지하기 위해, 또 상대방에 대한 경의를 표하기 위해서입니다. 예를 들어, 클라이언트의 중요한 문의에 대해 신속하게 회신을 함으로써 신뢰 관계를 구축하기 쉬워집니다.
당장 결론을 내리기 어렵다면 '이미 메일을 읽고 있다'거나 '언제까지 답장할 수 있는지' 등을 알려주는 메일만이라도 보내는 것이 좋습니다.

업계나 문화에 의한 메일 회신 기한의 차이

업계에 따라서는 보다 짧은 시간 내에 회신이 요구될 수 있습니다.
예를 들어, 미디어 업계나 컨설팅 업계에서는 몇 시간 이내에 회신하는 것이 일반적입니다.
또한 국가에 따라서도 비즈니스 진행 방식이 달라 회신 기한에 문화적 차이를 볼 수 있습니다.

긴급성이 높은 메일의 취급

긴급을 요하는 메일에는 특별한 주의를 기울여야 합니다.
긴급성이 높은 내용을 나타내는 제목이나 메일의 첫머리에 그 중요성을 명확히 하는 것이 요구됩니다.
예를 들어 '긴급: 이번 주 프레젠테이션 자료에 대해'라는 제목을 붙임으로써 받는 사람은 그 중요성을 이해하고 우선적으로 대응할 수 있습니다.
 
※ 비즈니스메일의 회신 상용구 예문에 대해서는 아래 글을 참고하세요

    비지니스 메일 본문 작성(상용구) : 회신 메일

 

특별한 상황에서의 답장 매너

 
비즈니스 메일에서는, 통상의 교환뿐만이 아니라, 특수한 상황하에서의 회신도 요구되는 경우가 있습니다. 이러한 상황에 따른 적절한 대응은 전문가로서의 당신의 대응력을 나타내게 됩니다.
 

단기간에 연속된 메일 교환

프로젝트 마감 임박 등 단기간에 많은 메일이 오고 갈 수 있습니다.
이럴 때는 답장도 신속하게 해야 합니다.
그러나 속도를 중시한 나머지 내용의 정확성을 소홀히 하지 않도록 주의해야 합니다.

클레임이나 비판에 대한 민감한 답변

클레임이나 비판에 대한 회신은 특히 신중한 대응이 요구됩니다.
감정적으로 되지 않고 냉정하게 사실을 확인하고 상대방의 입장을 존중한 답변을 유의합시다.
이러한 상황에서의 적절한 대응은 기업의 신뢰성을 높이는 것으로 이어집니다.

상사나 외국 클라이언트에 대한 회신

상사나 외국의 클라이언트에 대한 회신에서는 문화적인 차이나 직위의 존중이 중요합니다.
예를 들면, 일본의 상사에 대해서는 경어를 정확하게 사용하고, 서양의 클라이언트에 대해서는 직접적인 표현을 피하는 등, 상대의 배경에 따른 말투가 요구됩니다.
 

미팅과 방문 후에는 감사 메일을 보내도록 하세요.

거래처와의 미팅이나 방문을 마친 후에는 감사 메일을 보내도록 하세요. 기본적으로 익일(다음날) 중으로 보내는 것이 좋습니다. 감사의 마음뿐만 아니라 향후 대응 방안 등도 함께 기재하는 것이 좋습니다.
 
※ 의뢰 비즈니스메일의 상용구 예문에 대해서는 아래 글을 참고하세요

    비지니스 메일 본문 작성(상용구) : 감사 메일

 

의뢰 메일의 내용은 명확하게

의뢰 메일을 보낼 때는 내용을 명확히 하는 것이 중요합니다. 의뢰를 하고 싶은 이유나 언제까지 대응해 달라는 내용 등을 명확히 하지 않으면 오히려 번거롭고 상대방에게 무례한 인상을 줄 수 있습니다.
 
※ 의뢰시의 비즈니스메일의 상용구 예문에 대해서는 아래 글을 참고하세요

    비지니스 메일 본문 작성(상용구) : 요청 - 의뢰

 

급한 일에는 전화를 이용합시다.

'모든 것을 메일로 처리하면 된다'는라고 생각하지 마세요. 용무의 내용에 따라서는 전화로 연락하는 것이 더 원활하게 진행되는 경우도 있습니다. 급한 용무는 전화를 사용하는 것이 무난합니다. 내 사정으로 상대방에게 답장을 재촉하는 것은 금물입니다.
중요한 내용의 경우에는 메일을 보낸 후 전화로 확인하는 등의 노력도 필요하므로, 내용이 복잡할 것 같으면 처음부터 전화로 확인하는 것도 한 방법입니다.
 

첨부 파일의 크기에 주의

보내는 상대방에 따라 파일 용량이 정해져 있습니다. 데이터 용량이 크면 상대방이 파일을 열지 못할 수도 있으므로 주의가 필요합니다.
전송할 수 없는 경우에는 압축을 통해 크기를 줄이거나 온라인 저장소 서비스를 이용하는 등의 방법을 고려해 봅시다.
 
 

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 ※ 비즈니스 메일의 서두 작성 예문에 대해서는 아래 글을 참고하세요

   [비지니스 일본어] 비지니스 메일의 서두 작성 : 거래가 있던 경우
   [비지니스 일본어] 예문 : 오랜만에 연락할 때

 
※ 비즈니스 메일의 끝맺음말에 대해서는 아래 글을 참고하세요

   [비지니스 일본어] 비지니스 메일의 끝맺음 인사