[꺼내쓰는 비니지스 일본어] 메일 본문 작성:상대를 불쾌하게 하지 않는 재촉 메일 작성 하기

재촉 메일 작성 하기

상대방에게 확인, 의뢰, 안내를 했는데 답변을 받지 못할 때는 재촉 메일을 보내 재촉하거나 확인하도록 합시다. 단, 문장을 쓸 때는 상대도 기분 좋게 진행할 수 있도록 겸손한 표현을 사용하여 정중하게 전달하는 것이 중요합니다

주문서 재촉 메일의 경우 정중한 말투를 사용하도록 합시다. 

 

재촉하는 메일을 보내야 하는 상황

 
・약속이 완료되지 않은 경우
  → 의뢰한 내용에 대한 약속이 기한 일자까지 완료되지 않은 경우에 보내도록 합니다.
 
・회신 메일이 오지 않는 경우
 → 비즈니스에서는 기본적으로는 24시간 이내에 회신이 매너이지만, 24시간보다는 조금 여유를 가지고 기다리신 후 답변이 없다면 재촉 메일을 보내시는 것이 좋습니다. (예를 들면 송신 후 2일 경과  등)
 
・납품 약속일까지 상품이 도착하지 않는 경우
  → 즉시 연락을 하는 것이 좋습니다. 
 
・상대로부터 입금되지 않은 경우
  → 상대가 법인의 경우 : 상대의 회사에 뭔가 문제가 있는 등, 자사의 손해에 관련되는 일도 있으므로 빨리 연락합시다.
  → 상대가 개인의 경우 : 입금하는 것을 잊고 있는 경우가 종종 있습니다. 또한 송금 절차에 시차가 있어 입금했는데도 아직 반영되지 않을 수 있으니 며칠 유예를 두고 보내는 것을 추천합니다.

재촉 메일의 제목

 
기호 등을 사용하여 주목성을 높이시는 것도 좋습니다.
 
・ 【재송신】 주문서 송부를 부탁드립니다 (주문서 보내주세요)
    【再送】注文書送付のお願い
 
・ 【답변요망】 주문서의 건
    【要返信】注文書の件
 
・ 【확인】 주문서에 대해서
    【ご確認】注文書について
 
・ 【확인】 〇월〇일 메일에 대해서
    【ご確認】 〇月〇日のメールについて
 

재촉 메일의 본문에 쓰는 내용 

 

1. 표현을 완화시켜 작성하세요

 
「늦어지고 있습니다만 (遅れているようですが)」 와 같은 표현 대신 표현을 완화시켜 작성하는 것이 매너입니다.

2. 완충 표현(쿠션어)를 사용하여 상대방의 기분이 상하지 않도록 하는 것이 일반적입니다

 

문장에 부드러운 인상을 주는 '쿠션 단어'(쿠션어 = 완충표현)를 사용하세요.
상대방에게 의뢰나 반론, 재촉 등을 할 때 효과적인 말로 완충 표현(쿠션어)이 있습니다. 주된 확인 내용의 앞부분에 사용하시면 부드러운 인상을 줄 수 있습니다. 상황에 맞게 사용해 주시기 바랍니다.
 
・바쁘신데 정말 죄송합니다만
  お忙しいところ大変恐縮ですが
   오이소가시이 토코로 타이헨 쿄오슈쿠데스가 
 
・큰 실례인 것은 알고 있습니다만
  大変失礼とは存じますが
  타이헨 시츠레에토와 존지마스가 
 
・정말 제멋대로입니다만 (본인의 입장 위주로 부탁을 할 때 등에 사용)
  誠に勝手を申しますが

  마코토니 캇테오 모오시마스가
 
・바쁘신데 죄송합니다만~
  お忙しいところ恐れ入りますが～
  오이소가시이 토코로 오소레이리마스가 

・바쁘신 와중에 대단히 죄송합니다만~
  ご多用中のところ大変恐縮ですが～
  고타요오추우노 토코로 타이헨 쿄오슈쿠데스가 

・재촉하는 것 같아서 죄송합니다만~
  急かすようで申し訳ないのですが～
  세카스요오데 모오시와케나이노데스가 

・진심으로 제멋대로인 부탁이라 죄송합니다만~
  誠に勝手なお願いで恐縮ですが～
  마코토니 캇테나 오네가이데 쿄오슈쿠데스가 

・무슨 착오이신지도 모르겠습니다만~
  何かの手違いかとも存じますが～
  나니카노 테치가이카토모 존지마스가 

・도와드릴 곳이 있으면 연락 주세요.
  お手伝いできるところがありましたら、ご連絡ください。
  오테츠다이데키루 토코로가 아리마시타라 고렌라쿠쿠다사이
 
※ 완충표현에 대해서는 아래의 글도 참조하세요.
완충표현 사용 하기 (쿠션어 : お手数をおかけしますが, 恐れ入りますが, 大変恐縮ですが,ご多忙中とは存じますが 등)

3. 메일을 쓰고 있는 사이에 상대방이 답변 메일을 보냈을 수도 있으니 엇갈림에 대한 사과문도 추가하세요.

 
이미 보냈을 수도 있으니 엇갈림이 발생했을 때를 대비해 아래와 같은 사과문을 추가하는 것도 좋습니다.
・덧붙여 본 메일과 엇갈려 (이미) 보내 주셨다면, 아무쪼록 양해해 주십시오.
  なお、本メールと行き違いでご送付いただいておりましたときは、何卒ご容赦ください。
   나오 혼메에루토 이키치가이데 고소오후이타다이테오리마시타 토키와 나니토조 고요오샤쿠다사이 

・본 메일과 엇갈려 주문서를 보내셨다면,  아무쪼록 양해 바랍니다.
  本メールと行き違いで注文書をご送付いただいた際には、何卒ご容赦ください

  혼메에루토 이키치가이데 추우몬쇼오 고소오후이타다이타 사이니와 나니토조 고요오샤쿠다사이

재촉 메일 본문의 예

 

【문의 내용에 대한 재촉】
▢월▢일에 제품 '▢▢▢▢'에 관하여 아래의 메일을 보내드렸는데,
확인해 보셨나요?
▢▢일 회의에 필요한 만큼 ▢▢일까지 답변을 주시기 바랍니다.

재촉하는 것 같아 죄송합니다만,
모쪼록 잘 부탁드립니다.

▢月▢日に製品「▢▢▢▢」について下記のメールをお送りいたしましたが、
ご確認いただけましたでしょうか。
▢▢日の会議に必要な為、▢▢日までにお返事をいただけますようお願い申し上げます。

急かすようで申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

【회의 일정에 대한 재촉】
일전에 보내드린 다음번 미팅일정 상의건,
그 후 어떠신가요?
진심으로 제멋대로의 부탁이라서 죄송합니다만,
〇〇〇일까지 답변을 주시면 감사하겠습니다.
혹시 모르니 저번에 보내드린 메일 다시 전송해 드리겠습니다.
바쁘신 와중에 죄송합니다만, 잘 부탁드립니다.

先日、送付しておりました次回の打ち合わせ日程ご相談の件、 その後いかがでしょうか。

誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、
〇月〇〇日までにお返事をいただけますと幸いです。

念のため、先日送付いたしましたメールを再度転送いたします。
お忙しいところ申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます。

【입금에 대한 재촉】
제품 '◇◇'의 건에 관하여, 0월 0일까지 입금을 부탁했습니다만,
1월 10일 현재 입금을 확인하지 못했습니다.
바쁘신 와중에 대단히 죄송합니다만,
확인하시고 1월 14일까지 입금 부탁드립니다.
또한 본 메일과 착오로 이미 입금하셨다면
아무쪼록 용서해 주십시오.

製品「◇◇」の件につきまして、〇月〇日までに振り込みのお願いをしておりましたが、
1月10日現在、ご入金を確認することができませんでした。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご確認の上、1月14日までにご入金くださいますようお願い申し上げます。

なお、本メールと行き違いですでにご入金いただいていた場合は 何卒ご容赦くださいませ。

【재촉메일을 보냈는데도 답변이 없는 경우에 대한 재촉】
◇월◇일과 ▢월 ▢일에 연락드린 'OO'에 대한 건입니다만, 대응을 확인하지 못했습니다.
이미 대응해 주신 경우는 대단히 송구스럽습니다만, 아직까지는 진행상황을 한번 알려주셨으면 합니다.
바쁘신데 정말 죄송합니다만, 확인, 대응 부탁드립니다.

◇月◇日と▢月▢日にご連絡した「〇〇」についての件ですが、 ご対応を確認できておりません。
すでにご対応いただいている場合は大変恐縮ではございますが、
まだの場合は、一度進捗状況をお知らせいただきたく存じます。

ご多用のところ誠に恐れ入りますが、ご確認、ご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

【주문서에 대한 재촉】
지난번에 부탁드린 상품 〇〇〇의 주문서를 아직 받지 못해서 연락드렸습니다.
아직 보내지 않으셨다면, 서둘러 보내 주시기를 부탁드립니다.
바쁘신 와중에 대단히 죄송합니다만, 대응해 주시기를 아무쪼록 잘 부탁드립니다.

先日お願い致しました商品〇〇〇の注文書ですが、未着の為ご連絡致しました。
未発送の場合は、至急ご発送頂けますよう宜しくお願い致します。
ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご対応頂きますよう何卒宜しくお願い申し上げます。

【주문서 도착 대한 재촉】
이전에(00월 00일)에도 메일로 부탁드렸던 주문서가 아직 도착하지 않아 연락드렸습니다.
바쁘신 와중에 정말 죄송합니다만, 빠른 시일 내에 보내주시길 부탁드립니다.
또한, 이번 주 안에 본사에 반드시 도착하도록, 대응 부탁드립니다.

先日（〇月〇日）にもメールでお願いしております注文書が未着の為、ご連絡致しました。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、至急お送りいただきますようお願い致します。
なお、今週中に本社必着となりますよう、ご対応の程お願い申し上げます。

【주문서 도착에 대한 재촉】
일전에 의뢰드린 〇〇〇〇상품 건입니다만, 주문서가 도착하지 않아 연락드렸습니다.
저희도 구입을 서두르고 있으므로 빠른 시일 내에 보내주시길 부탁드립니다.
제멋대로 말씀드려서 (저희 편의대로 부탁드려서) 대단히 죄송합니다만, 배송은 〇월 〇일에 저희 회사에 도착되도록 대응 부탁드립니다.

先日ご依頼致しました〇〇〇〇商品の件ですが、注文書が未着の為ご連絡いたしました。
弊社としても購入を急いでおりますため、至急お送りいただきますようお願い申し上げます。
勝手を申し上げて大変恐縮ですが、ご送付は〇月〇日に弊社必着となりますようご対応の程、宜しくお願い致します。

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※  비즈니스 메일의 작성 형식에 대해서는 아래 글을 참고하세요

  [비지니스 일본어] 비지니스 메일의 서두 작성 : 신규 거래

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※ 비즈니스 메일의 서두 작성에 대해서는 아래 글을 참고하세요

  비지니스 메일의 서두 작성 : 신규 거래
  비지니스 메일의 서두 작성 : 거래가 있던 경우
  비지니스 메일의 서두 작성 : 오랜만에 연락할 때

 
 
※ 비즈니스메일의 끝맺음말에 대해서는 아래 글을 참고하세요

  [비지니스 일본어] 비지니스 메일의 끝맺음 인사

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이상으로 "비즈니스 일본어 재촉 메일"을 작성할 때의 다양한 일본어 표현에 대해 알아보았습니다. 
기억하셨다가 필요하실 때 꺼내 쓰세요!   
 
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